SCi ®
Nóminai ®
Contai ®
Hostware ®
Facturai
Generales
  • ¿Qué contiene el SCi?
    • Es un aplicativo compuesto por cuatro módulos: facturación, cartera, tesorería e inventarios. Además cuenta con varios módulos adicionales: Sistema para punto de venta –POS–, órdenes de compra, logística (pedidos y distribución), botón gerencial, contratos (facturación fija), documento electrónico y aviso de despacho –DEi–, Sistema de gestión clientes –CRMita–, cargos hospitalarios, costos de producción e importaciones.
  • ¿Es un software multimoneda?
    • No. Si bien existe la posibilidad de imprimir la factura en dólares o euros, la cartera queda siempre en pesos colombianos y todas las transacciones se hacen también en esta moneda.
  • ¿Cuántas compañías permite manejar el programa?
    • 99 compañías numéricas más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas. Es importante tener en cuenta que la licencia pertenece a la empresa que realizó la compra.
  • ¿Cuántos meses permite tener abiertos al tiempo el SCi?
    • Como se trata de un sistema en tiempo real, existe un límite de dos meses abiertos, el corriente y el siguiente, esto con el fin de que los usuarios estén al día en la información y transacciones que manejan.
  • ¿Es posible generar controles de acceso a ciertas transacciones?
    • Sí, el SCi maneja los perfiles de usuario, que cada cliente debe configurar de acuerdo a sus necesidades, permitiendo que ciertos usuarios tengan unos privilegios determinados y otros algunos diferentes.
  • ¿Permite el SCi importar movimientos de otros aplicativos?
    • Es posible hacerlo mediante archivos planos o plantillas de Excel, siempre y cuando exista compatibilidad con la estructura del sistema.
  • ¿Es posible enviar los reportes a Excel?
    • Todos los reportes se pueden enviar a Excel, PDF, HTML y Cubos.
  • ¿Cuántas bodegas permite manejar el programa?
    • 99 si son numéricas, más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas.
  • ¿Tienen módulo de importaciones?
    • Sí. Se puede manejar desde el Sistema Comercial Integrado o desde el módulo de órdenes de compra.
  • ¿Cómo costea el sistema de inventarios?
    • El método de costeo es promedio ponderado
  • ¿El sistema de tesorería imprime los cheques forman continuas?
    • Sí. Manejamos formatos de varios bancos que se acomodan a la necesidad del cliente.
  • ¿Los informes de C x C y C x P muestran edades de vencimiento?
    • Sí. Los informes de análisis de C x C y C x P muestran edades de vencimientos (por vencer, a 30, 60, 90 y más de 90 días)
  • ¿El sistema de tesorería genera pagos por transferencia?
    • Sí. El sistema genera la gerencia electrónica y de esta manera se envía el archivo plano al banco.
  • ¿En qué módulo manejan las comisiones?
    • En el módulo de cartera, que se va alimentado con las ventas del sistema de facturación.
  • ¿Puedo cotizar en el sistema?
    • Sí. El sistema de facturación tiene la posibilidad de manejar la cotización y, posteriormente, convertirla en factura de venta.
  • ¿Puedo manejar lotes?
    • Sí. El sistema de inventarios permite manejar lotes y seriales.
  • ¿Puedo manejar listas de precios?
    • Sí. El sistema de facturación permite manejar listas de precios por referencias.
  • ¿Qué sistemas operativos se requieren para la instalación del SCi®?
    • Windows 7, 8 Y 10. Exceptuando algunas versiones.
  • ¿Cómo corregir un documento?
    • A. Solo se pueden corregir documentos que estén sin actualizar B. Si el documento está impreso, en la opción: Soportes/utilidades/desmarcar impreso C. Desmarque el documento, luego corríjalo por: Documentos/corregir/movimiento o por: Documentos/corregir/transacción documento.
  • ¿Se puede continuar un documento que ya está grabado?
    • A. Solo se pueden continuar documentos que estén sin actualizar B. Lo debe continuar el mismo usuario que lo empezó C. Por: Documento/asentar, se llama la transacción y el documento y a la pregunta: “el documento ya existe, ¿desea continuar?” se selecciona SI. D. También se pude continuar por: Documentos/corregir/transacción documento.
  • ¿Cómo corregir un documento ya actualizado?
    • Si el documento ya está actualizado no se puede corregir
  • ¿Cómo repetir un documento de mes actual o de un mes anterior?
    • A. Para repetir la impresión de un documento se puede ir por la opción: Documentos/impresión/seleccionar el documento a imprimir y, dentro de la caja de diálogo, marcar REPETICIÓN. B. Si la impresión es de un mes anterior, es necesario tener copias en disco, e imprimir por la opción: Procesos/meses en disco/imprimir informes, se selecciona el mes y luego: Documentos/impresión/seleccionar el documento a imprimir y dentro de la caja de diálogo marcar REPETICIÓN.
  • ¿Cómo anular un documento?
    • La anulación de documentos se hace a través de documentos. Por: Documentos/asentar/anulaciones automáticas. (Ficha “Anulaciones automáticas”)
  • ¿Qué hacer si dentro de las capturas no se están pidiendo impuestos (IVA, retención, retención de IVA)?
    • A. Validar dentro del mantenimiento de terceros si el cliente maneja IVA, retención o retención de IVA, y en terceros acreedores, que el proveedor no sea auto retenedor. B. Por: Archivos/contables/tabla de codificación, que las transacciones tengan cuentas contables en dichos campos.
  • ¿Qué hacer si en el enlace contable, las notas crédito en ventas llevan el valor de la retención débito y debe ser crédito?
    • Revisar el tipo de retención seleccionado para la nota crédito, recordando que se debe tener una para ventas y otra para devoluciones en ventas. En el caso de no tener retención para las devoluciones se debe crear por: Archivos/contables/tabla de impuestos.
  • ¿Cada cuánto se debe hacer el enlace contable?
    • Este proceso tiene una periodicidad seleccionada por el usuario, ya que cada que se hace un enlace el programa marca cada registro de exportado. Estos enlaces pueden hacerse diarios, semanales, quincenales o mensuales, y basta seleccionar en la caja de diálogo hasta qué fecha. Nota: Hay que tener en cuenta los meses de 31 días.
  • ¿Se puede enlazar de un mes ya cerrado?
    • Por: Procesos/meses en disco/imprimir informes, se selecciona el mes a enlazar.Si el movimiento ya está marcado de exportado, debe ir a la opción: Soportes/utilidades/desmarcar de exportado. Allí se desmarcan los documentos o transacciones o todo el mes que se requiere exportar.
  • ¿Cómo facturar en dólares o en otras monedas?
    • A. Se debe crear una lista de precio con manejo de tasa de cambio B. Se debe crear un concepto en la transacción 30, de ventas exclusivo para facturaciones en dólares u otras monedas. C. Se debe hacer la configuración para la impresión del documento en: Documentos/asentar/ventas/datos de moneda extranjera (pestaña “configuración”). D. Se debe tener creado un formato de factura para estas ventas. (Ficha “Facturación en otras monedas”).
  • ¿Cómo se hace el cierre de mes con el SCi?
    • A. Hay que tener digitada toda la información correspondiente a ese mes B. Verificar que ningún usuario esté dentro del programa C. Hacer actualización de movimiento general D. Haber realizado el enlace contable E. Hacer copia de datos F. Haber impreso los reportes del mes G. Hacer el cierre de mes (Ficha “Check list para cierre de mes”)
  • ¿Cómo crear una compañía?
    • A. Por: Soportes/instalación/crear compañía, ingresar datos correspondientes a la nueva compañía. B. Cambiar en ruta Contai. C. Cambiar en ruta de Nits. D. En caso haber seleccionado copiar archivos maestros, seleccionar cuáles archivos se van a pasar (para este paso es necesario que los usuarios estén por fuera de la compañía antes de copiar los archivos seleccionados). (Ficha “Creación de compañías”).
  • ¿El SCi maneja código de barras?
    • El manejo de código de barras en el SCi es netamente de lectura, es decir, para las transacciones de inventario (10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 30, 31, 33, 34), se debe colocar en la tabla de codificación el identificador en manejo de código de barras y al momento de la captura se remplaza teclado por código de barras.
  • ¿Cómo se realiza el registro para ingresar a las aplicaciones?
    • Ficha “Registro”
  • ¿Qué hacer cuando aparece error 161 al ingresar a las aplicaciones?
    • Ficha “Cómo solucionar el error 161”
  • ¿Cómo ajustar el inventario a uno físico o cómo se hace el inventario físico?
    • A. Hay que tener actualizado todo el movimiento B. Por: Procesos/inventarios/inventario físico/Generar archivo Asentar y/o corregir. Imprimir informe físico Vs existencias. Generación de documentos. Actualizar movimiento. Ficha “Inventario físico”
  • ¿Cómo se pueden ver los documentos que se digitaron en mes siguiente?
    • Por: Documentos/reportes de movimiento/transacciónCuando se digita un egreso y llega al número de registro XXX el sistema obliga a grabar, pero ¿es necesario continuar con la digitación con más registros?Por: Archivos/contables/tabla de codificación, buscar la transacción 72 y el concepto correspondiente y quitar la selección de PRENUMERADO.
  • ¿Al generar un traslado entre bancos (transacción 74), los valores quedan créditos en la impresión del documento?
    • Por: Archivos/contables/tabla de codificación la transacción 74, en la pestaña Generales, debe estar por total y en la pestaña Contable, donde debe tener en el campo bruto el punto en débito y el valor total el punto en crédito.
  • ¿Cómo manejar medios de pago en el SCi?
    • Por: Archivos/medios de pago se crean los diferentes medios de pago que se van a manejar ypor: Archivos/contables/tabla de codificación buscar la transacción 30 y el número de concepto que va a utilizar con medios de pago, presionar F5 (editar) y activar medios de pago.
  • ¿Cómo se corrigen los medios de pago en una factura?
    • Por: Documentos/corregir/medios de pago, y allí digitar la transacción 30 y el número de la factura, luego presionar ENTER para que cargue el documento.
  • ¿Cómo digitar un impuesto que no se causó en la factura a través de un recibo de caja?
    • Al digitar un recibo de caja después de buscar la factura en el siguiente registro, poner documento de referencia cero y en precio poner el valor del impuesto a descontar luego cuenta contable y en ID cambiar 2 (crédito) por 1 (débito).
  • ¿Cómo generar un reporte de inventarios desde meses anteriores?
    • Por: Reportes/kardex/movimiento/libro auxiliar de inventarios, allí marcar Incluir información de meses anteriores y en la parte inferior poner la fecha desde la cual quiere realizar la consulta.
  • ¿Cómo consultar una existencia rápidamente de inventario?
    • Por: Documentos/consulta de referencia rápida, el campo bodega, lo puede dejar en blanco y en el campo referencia, buscar con F2 para que el sistema le muestre dicha referencia en todas las bodegas que la tiene creada.
  • ¿Se pueden cruzar anticipos en la facturas?
    • Sí, para la configuración de esta funcionalidad se puede remitir al video de ilimitada en el siguiente link http://www.ilimitada.com.co/iWebSite_WatchVideo.aspx?id=1
  • ¿Cómo verificar si hay documentos descuadrados en el SCi?
    • Por: Reportes/auditorías/informe de cuadre, por esta opción se genera un reporte, en caso de que se encuentren documentos con descuadres contables.
  • ¿El programa de nómina de ilimitada permite crear “N” compañías como el Contai?
    • Sí, al igual que en Contai, es posible crear 999 compañías numéricas más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas; esto con el objetivo de agilizar la interface por cada una de ellas.
  • ¿Cuántos empleados permite manejar el aplicativo?
    • El programa permite manejar un número ilimitado de empleados por cada compañía.
  • ¿Nóminai tiene algún módulo de recursos humanos?
    • No. El aplicativo está enfocado en los procesos de liquidación del periodo de nómina (semanal, quincenal, decadal, catorcenal, bisemanal y mensual, '); liquidación de prestaciones sociales (vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías y primas, '); liquidación de seguridad social y liquidación definitiva de contratos, incluyendo la posibilidad de reintegros de dichos empleados. También tiene múltiples funcionalidades en sus procesos de nómina.
  • ¿Es posible manejar empleados por centro de costos en el programa de nómina?
    • Efectivamente. Se puede fijar a cada uno de los empleados el centro de costos correspondiente, asignando a la vez la cuenta del gasto respectivo (para efectos contables), lo que permitirá ver reflejado en los balances, estado de resultados y otros reportes, los gastos incurridos por salarios en cada centro de costos.
  • ¿Se pueden manejar préstamos y libranzas de los empleados?
    • Sí. Por medio de una tabla denominada “conceptos fijos”, el programa permite el manejo de préstamos y/o libranzas otorgados por la empresa u otras entidades, deducciones fijas, pagos fijos, auxilios, entre otros. Esto facilita el control de saldos, abonos y cuotas de cada préstamo por empleado, dando seguridad a la información y evitando que sea modificada.
  • ¿El programa de nómina permite manejar salarios flexibles o des-salarización?
    • No está implementado el manejo de este tipo de nómina.
  • ¿Nóminai maneja turnos y permite control de entrada y salida según los horarios?
    • No. El sistema de liquidación del periodo de nómina no se realiza por medio del control de entrada y salida de los empleados, que determina horas básico y horas con recargo, dependiendo de los horarios de los empleados; en nuestro caso, se determinan o clasifican la cantidad de horas a liquidar en cada periodo de nómina. Ejemplo: turno quincenal = 120 horas, turno semanal = 56 horas; turno mensual = 240 horas, etcétera. Los recargos generados por horas extras nocturnas, diurnas, festivas, etcétera, representan una novedad y deben ser ingresados por un capturador de novedades, que a su vez, calcula el valor por cada concepto.
  • ¿Su programa de nómina y autoliquidación, genera los certificados de ingresos y retenciones?
    • Sí. El programa genera en un proceso automático los certificados de ingresos y retenciones.
  • ¿Nóminai genera los cálculos de retención en la fuente para empleados y permite hacer el recalculo de estas?
    • Sí. Desde el programa se puede realizar automáticamente la deducción de la retención en la fuente a los empleados que les aplique, e indicar los valores no base para cálculos de la misma como: personas a cargo, medicina prepagada, etcétera.
  • ¿Es posible generar provisiones como vacaciones, primas, cesantías, entre otros desde el módulo de nómina?
    • Sí. Por medio de un proceso igualmente automático, se pueden clasificar las diferentes provisiones a generar y su afectación contable, en caso de que desee enlazar con Contai.
  • En cuanto a reformas recientes del Gobierno, ¿cómo está preparada ilimitada en aspectos como el de parafiscales, retención por IMAN o el IMAX y aportes a EPS?
    • Para ilimitada es de suma importancia que sus clientes tengan aplicativos actualizados, tanto en tecnología como en normatividad, por eso nuestras versiones actuales comprenden cada uno de estos requisitos, derivados de la Reforma Tributaria. De forma automática, el sistema calcula, reconociendo a los empleados que ganan más de 10 salarios mínimos, el valor a aportar para los parafiscales y EPS que debe realizar el empleador, separando cuáles empleados cumplen con esta regla y cuáles no; Igualmente, por el método de aplicación del IMAN o el IMAX, el sistema maneja una tabla de retención mínima para el cálculo del tipo de retención a aplicar.
  • ¿Se puede generar o imprimir el contrato de trabajo desde el programa?
    • Sí. Desde el programa hay una herramienta por medio de la cual se puede diligenciar e imprimir el formato de un contrato de trabajo.
  • ¿Permite el programa subir archivos PDF con datos o documentos de cada empleado?
    • No. El aplicativo no permite este tipo de manejo de documentos adjuntos al empleado.
  • ¿Se pueden generar órdenes de compra para la dotación de los empleados desde nómina?
    • No. el programa no permite generar este tipo de documentos, pero sí puede generar el reporte de tallas por cada uno de los empleados y conocer o validar dicha información.
  • ¿Nómina permite generar o parametrizar un formato de una hoja de vida para empleados?
    • No es posible configurar un formato de hoja de vida, pero sí se puede generar el reporte que, de acuerdo con los datos suministrados por el maestro de empleados, indique la información básica de cada uno.
  • ¿Qué tipo de alertas genera el sistema de nómina?
    • Se pueden obtener alertas para los contratos a término fijo y para los vencimientos de los periodos de prueba, esto depende de las fechas de ingreso y terminación de cada alerta.
  • ¿Está preparado el programa para generar los medios magnéticos para la nómina de final de año?
    • Actualmente se están realizando las mejoras al sistema, para poder elaborar dichos reportes de medios para la nómina. Se espera que antes de finalizar este año se encuentre lista esta versión.
  • ¿Es posible que el auxilio de transporte y la deducción de salud y pensión salgan completos tras liquidar unas vacaciones y volver a liquidar el período de nómina?
    • Sí. Para lograrlo, al liquidar el período de nómina, se debe colocar el ítem de auxilio de transporte, poner P: Periodo, si se deja en blanco el auxilio de transporte lo liquida completo, esto mismo ocurre con salud y pensión.
  • ¿Qué se debe hacer cuando al liquidar vacaciones, tras realizar todo el proceso, aparece error 12-29?
    • Se debe revisar en Archivos/empleados/prestaciones sociales/vacaciones/fecha de últimas vacaciones y asegurarse de que la programación del año aparezca en estado P: Pendiente.
  • ¿Cómo configurar el logo para los recibos de pago?
    • A través de la ficha de configuración de logo de recibos de pago, creada para ello.Ficha “Configuración logo”
  • ¿Qué hacer cuando no sale una EPS, AFP o ARL en la autoliquidación?
    • Se deben crear las administradoras en el archivo de parámetros de autoliquidación.
  • ¿Cómo realizar una copia de datos?
    • Por: Procesos/meses en disco/copia de datos.
  • ¿Cómo realizar una liquidación definitiva de empelados?
    • Hay que revisar que tenga los acumulados para generación, revisar el archivo de prestaciones sociales y el empleado en el maestro; luego validar con la ficha que se encuentra en los talleres de nómina, por las ayudas para procesar la liquidación.Ficha “Liquidación definitiva”
  • ¿Cómo hacer para que en enlace contable lo lleve a una cuenta por pagar y no a la del banco?
    • Cambiando en el archivo de bancos la cuenta contable.
  • ¿Cómo se deben generar los recibos de pago para que muestren el espacio para que el empleado firme?
    • Al momento de generar el recibo, hay que marcar la opción de papel normal.
  • ¿Cómo verificar que el valor de la retención que se arroja de un empleado, si sea el valor correcto?
    • Se puede sacar un reporte por la opción: Procesos/porcentaje de retención/revisión de retención, marcando liquidación periódica, en la cual se muestran los totales y el cálculo que hace según el acumulado del mes.
  • ¿Qué hacer cuando al liquidar la nómina todo aparece como deducción?
    • Hay que ingresar a: Soportes/instalación/mantenimiento de compañía y en la pestaña conceptos, colocar el límite de devengados. Ej.: 500.
  • ¿Cómo proceder si al pagar vacaciones y sacar el reporte de estas no aparece nada?
    • Verificar en vinculación actual que el empleado no tiene ausente.B. Por: Archivos/empleados/prestaciones sociales, en el campo de vacaciones, debe tener como mínimo un año anterior al actual, porque el sistema no liquida vacaciones adelantadas.C. Al hacer el proceso de generación de cálculos, asegurarse de colocar el número de días a liquidar en la parte inferior de la ventana de generación de cálculos (Procesos/prestaciones sociales/generación de cálculos).D. Verificar las fechas de inicio y regreso de vacaciones (que deben ser diferentes).
  • ¿Qué hacer cuando al generar un reporte de pre nómina acumulada no lo muestra?
    • Verificar si tiene acumulados por: Archivos/consecutivos nómina.B. Verificar con qué fecha se realizó el proceso de acumulación.
  • ¿Cómo proceder si al realizar el enlace contable, no aparece nada o faltan empleados?
    • Si se está realizando el proceso con único banco, hay que asegurarse de que ese código de banco corresponda a los empleados de la pre nómina.
  • ¿Qué hacer si tras ingresar un empleado nuevo, éste no aparece al liquidar la nómina?
    • Revisar qué fecha de ingreso tiene el empleado y qué fecha de liquidación se está utilizando al momento de liquidar.
  • Un empleado ingresó en medio de la quincena, entonces el programa liquida mal las horas del básico en la segunda quincena, ¿cómo solucionarlos?
    • Hay que revisar la fecha de liquidación que se está utilizando, si el mes tiene 31 días, hay que cambiarlo por 30. Ej.: 03/16/2014 hasta 03/30/2014.
  • ¿Qué es CoRS?
    • Póliza de servicios que se paga cada año, la cual, además de permitirle tener la última versión de cada programa, le da derecho a determinados servicios (ver aquí ventajas de tener el CoRS vigente).
  • ¿Cómo se generan los certificados desde Contai?
    • A. Verificar en el plan de cuentas que las cuentas estén como tipo “b”. B. Tener creados los grupos y rangos de estas cuentas. C. Generar el informe de bases acumuladas, y luego hacer la generación de los certificados, teniendo en cuenta el grupo para el rango de las cuentas.
  • ¿Cómo crear una compañía?
    • Por: Soportes/instalación/crear compañía. (Ficha “Crear compañía”).
  • ¿Cómo retirar un asiento automático de activos, diferidos y provisiones?
    • Se debe ubicar en el período que se generaron estos asientos y por: Movimiento/corrección por registro, se hace clic en la caneca de retiro masivo y se selecciona el asiento automático que desea eliminar. Ej.: asientos de activos y aceptar.
  • ¿Cómo se hace la copia de datos interna?
    • Primero se deben tener todos los períodos anteriores protegidos. En periodo actual la ruta es: Procesos/meses en disco/copia/datos. El programa muestra la información de los débitos-créditos, e indica en qué ruta y en qué carpeta quedará esta copia.
  • ¿Cómo se hace copia externa?
    • Se hace por el explorador de Windows, buscando la unidad de red o local y en la carpeta “iltda” se le da copiar, para pegarla en el medio externo.
  • ¿Cómo se ponen los nombres del representante legal, contador y revisor fiscal a los reportes administrativos?
    • A. Hay que confirmar que por: Soportes/instalación/mantenimiento de la compañía, en la pestaña de rangos, estén matriculados los datos de cada uno de ellos. B. Por: Soportes/instalación/parámetros, activar los parámetros 1006, 1007 y 1008 en estado “S”, para que queden activos.
  • ¿Cómo generar un balance de prueba?
    • La ruta es: Reportes/contables/balance de prueba y aceptar.
  • ¿Cómo se genera un estado de resultados desde el programa?
    • A. Se debe tener parametrizado el mantenimiento del estado de resultado por la ruta: Reportes/administrativos/estado de resultados/mantenimiento. B. Para generar los reportes, la ruta es: Reportes/administrativos/estado de resultados/informe detallado o resumido, mensual o acumulado. (Ficha “Estado de resultado”).
  • ¿Cómo se pueden incluir las cuentas de orden en los informes?
    • A. Se registran estas cuentas en el mantenimiento de la compañía por la ruta: Soportes/instalación/manto de compañía, en la pestaña de rango se registran los rangos de las cuentas, donde dice cuentas de orden. B. Por la ruta: Archivos/rangos de cuentas/grupo/rangos para crear los grupos. En los rangos se pone el rango de las cuentas de orden que se van a manejar.
  • ¿Cómo y por dónde se pueden imprimir los archivos maestros como: nit, plan de cuentas, etc.?
    • Por: Reportes/maestros, se encuentran todos los archivos maestros para generar y estos se pueden enviar a Excel, PDF o imprimirlos.
  • ¿Cómo se hace el cierre de año en las compañías?
    • Se debe tener creado el período de cierre por: Archivos/calendario contable, y revisar la parametrizacion con la ficha o paso a paso que tenemos para este proceso. (Ficha “Cierre anual”).
  • ¿Cómo hacer la liberación de espacio de disco?
    • Antes de hacer la liberación de espacio, se recomienda tener una copia de datos externa, y que todos los usuarios estén por fuera de los programas y las compañías. Se hace por la ruta: Soportes/utilidades/liberar espacio, en éste se activan todos los subdirectorios listados, para que los pueda retirar de cada una de las cias en cada programa y saca un listado para que los puedas retirar.
  • ¿Para qué sirve el asistente contable?
    • Para tomar para la nueva compañía (creada o por crear) los archivos maestros de plan de cuentas y del estado de resultado genérico que ilimitada maneja. A estos se les pueden hacer cambios, retirar o ingresar nuevas cuentas.
  • ¿Cómo crear usuarios nuevos en el programa?
    • Se debe hacer con el súper usuario del programa que tenga todos los permisos. La ruta es: Soportes/usuarios/manto de usuarios, insertar y crear cada usuario para cada compañía.
  • ¿Cómo cambiar las claves de los usuarios?
    • Por el mismo manto de los usuarios se elimina el registro y se crea uno nuevo para que pueda ingresar con la clave nueva, si ya está en la compañía y quiere cambiar la clave de ésta, es por: Soportes/usuarios/cambiar clave, se pide la clave anterior y la clave nueva con la confirmación de la misma.
  • ¿Cómo se llaman los dos archivos que manejan los formatos de medios magnéticos?
    • Sus nombres son: cnde2012.btv y cncf2012.btv. Se puede copiar de la cia que ya los tenga parametrizados y pegarlos en la cia que no y ya se hace la revisión de cada uno de estos. (Ficha “Medios magnéticos 2013” y videos).
  • ¿Qué es Hostware® Backup?
    • Hostware® Backup es un servicio de copias de seguridad hosteado en los servidores de ilimitada S.A.S., el cual ofrece optimización de las copias y garantiza la seguridad de las mismas.
  • ¿Dónde se debe instalar el servicio?
    • Dependiendo del ambiente donde se requieran las copias. Si tienen los programas de ilimitada y las aplicaciones están en red, lo ideal es que se instale en el servidor, y las copias se programen en un horario contrario al laboral; así, una compañía con jornadas diurnas, debería programar las copias en la noche, aprovechando que el servidor generalmente no se apaga. Pero si la aplicación es monousuario, se instalará el servicio en la máquina del usuario, teniendo en cuenta que en este caso, las copias se deben programar en un horario en el que el equipo esté encendido.
  • ¿Qué requisitos técnicos se necesitan para instalar Hostware® Backup?
    • • Internet banda ancha• Sistema Operativo Microsoft actualizado incluyendo Service Pack• Clave privada otorgada por ilimitada S.A.S.
  • ¿Cómo garantizan la seguridad de los datos que se están guardando en el servicio?
    • Las copias, cuando se configuran, piden una clave privada que, por seguridad de la información, si el usuario la pierde, ni ilimitada podrá recuperarla; estos datos salen comprimidos, y serializados, desde donde el cliente, hacia ilimitada. La información es almacenada en los servidores de ilimitada, pero en ningún momento el personal de la empresa tiene acceso a los datos, ya que la única manera de descomprimirlos, es desde la aplicación que los comprimió, utilizando la clave privada que el cliente le proporcionó, más una clave pública que la aplicación tiene. Para proteger los datos ilimitada tiene todo un proceso complejo y seguro de copias de seguridad en los servidores, que garantizan la conservación de estos datos.
  • ¿Pueden estar en uso los archivos a los que se les va a realizar la copia?
    • No, nadie debe estar trabajando con los datos de las compañías a las que se les está haciendo copia. El servicio valida que estas tablas estén cerradas y después de 20 reintentos cancela el proceso de copia, lo reprograma y vía e-mail informa la cancelación de la copia.
  • ¿Cada cuánto tiempo se pueden hacer copias en Hostware® Backup?
    • Se pueden programar copias cada día a la hora que el usuario escoja, la pantalla de programación ofrece los días de la semana y la opción de digitar a qué hora se hará la copia (la hora es con formato 24:00). El sistema realiza la copia de seguridad programada, y cuando fue exitosa, la marca como terminada y reprograma la de la próxima semana, así se realiza el proceso y reprograma semana a semana. Esto quiere decir que el usuario programa las copias una sola vez y el sistema se encarga de ejecutar y reprogramar el resto de copias.
  • ¿Puedo hacer otras copias cuando lo necesite?
    • Sí, se tiene una opción de copia manual, una copia periódica que se realiza cuando el usuario lo requiera.
  • ¿Cuántas copias puedo subir al servicio?
    • El servicio se ofrece por capacidad de almacenamiento, el usuario puede subir copias hasta que ocupe todo el espacio asignado a él. Hay que tener en cuenta que las copias diarias rotan cada dos copias, pero las periódicas se guardan en el servicio hasta que el usuario las descargue y borre.
  • ¿Cuánto tiempo se guardarán las copias en el servicio?
    • Las copias diarias rotan cada dos copias, cuando se sube la tercera copia se borra la primera, no importando cuando se subió. Las copias periódicas se guardan en el servicio hasta que el cliente las borre, por medio de la opción de borrado de copias del servicio.
  • ¿Qué pasa con las copias de mis datos que tengo en la nube si no quiero seguir con el servicio?
    • Antes de terminar el contrato de arrendamiento del servicio, el usuario puede descargar y borrar todas sus copias.
  • ¿A qué datos le hace copia Hostware® Backup?
    • A las siguientes extensiones de archivos, almacenados por compañía:.btv.cia.ddfSolo se hacen copias a los datos de las compañías, meses en disco no está incluido en las copias.
  • Mejoras e innovaciones en las versiones
    • El contrato de renovación de software (CoRS) vigente le da derecho a disfrutar de las mejoras, cambios e innovaciones que se incorporan a las versiones. Conozca aquí los beneficios de las últimas versiones por medio de fichas, presentaciones Power Point y videos. Versiones 2013Versiones 2012Versiones 2011Versiones 2010Versiones 2009
  • ¿Necesito ingresar a cada compañía a programar las copias?
    • No, entrando a una compañía desde el SCi, Contai, Nóminai o POS, puedo programar las copias de las otras compañías de la aplicación que ingresé; lo que no puedo es programar copias a compañías de otras aplicaciones distintas a la que ingresé. Por ejemplo, ingreso a Contai, y desde allí no puedo programar copias a compañías del SCi, POS o Nóminai.
  • ¿Cada cuánto tiempo se pueden hacer copias en Hostware® Backup?
    • Se pueden programar copias cada día a la hora que el usuario escoja, la pantalla de programación ofrece los días de la semana y la opción de digitar a qué hora se hará la copia (la hora es con formato 24:00). El sistema realiza la copia de seguridad programada, y cuando fue exitosa, la marca como terminada y reprograma la de la próxima semana, así se realiza el proceso y reprograma semana a semana. Esto quiere decir que el usuario programa las copias una sola vez y el sistema se encarga de ejecutar y reprogramar el resto de copias.
  • ¿Puedo hacer otras copias cuando lo necesite?
    • Existen copias periódicas, que son programadas desde la configuración, se hacen cada vez que realizamos un proceso crítico en la aplicación: cierre de mes en el SCi y/o POS, protección de periodos en Contai y acumulación de nómina en Nóminai. Además está la opción de copia manual, una copia marcada como periódica, pero que se puede hacer en el momento que el usuario escoja. Las copias diarias rotan cada dos copias, esto quiere decir que cuando llega la tercera copia diaria, se borra la primera. Las copias periódicas no rotan, estas quedan en el servidor hasta que el usuario las descargue y borre.
  • ¿Qué es Pervasive?
    • El motor de base de datos en el que corre las aplicaciones de ilimitada S.A.S.
  • ¿Ustedes venden licenciamiento de Microsoft?
    • No. Nos dedicamos a la implementación de soluciones empresariales.
  • ¿Venden computadores?
    • No, ilimitada se encarga de su software, implementación y mantenimiento.
  • ¿Qué diferencia tiene Contai contador a Contai de empresa?
    • El Contai contador solo se vende para contadores y no se instala en empresas.
  • ¿Los programas se pueden transferir?
    • Sí, teniendo en cuenta que la licencia debe estar vigente y siguiendo el procedimiento informado por el asesor comercial.
  • ¿El software transaccional es web?
    • No
  • ¿Sus aplicativos corren en computadores Apple?
    • No, nuestra interface funciona correctamente en ambientes Windows.
  • ¿Aceptan pago en tarjeta de crédito?
    • Si, a través de nuestra página web, www.ilimitada.com.co, está el enlace directo a Zona Pagos, para pagar con tarjeta débito o crédito.
  • ¿Cumplen sus programas con la normatividad legal?
    • Es una de nuestras prioridades, de hecho, en el transcurso del año se liberan versiones disponibles en la web, justamente para quienes tienen el CoRS vigente.
  • ¿Cómo es el licenciamiento?
    • Nuestro licenciamiento se cotiza por licencia principal y usuarios adicionales
  • ¿Qué tipo de soporte ofrecen ustedes?
    • Atención telefónica de lunes a viernes de 7:00 a.m. 6:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., con un tiempo de respuesta de 50 minutos. Adicionalmente, el usuario puede programar una llamada de soporte a través del Panel Conectado al interior de las soluciones de software de ilimitada.
  • ¿Tienen sedes en otras ciudades?
    • Desde nuestra sede principal en Medellín, cubrimos todo el territorio nacional.
  • ¿Cuánto tarda un proceso de implementación de software?
    • Depende de las soluciones adquiridas por el cliente.
  • ¿A cuántos dígitos y cuántos niveles permite manejar el plan de cuentas y los centros de costos Contai?
    • Ambos pueden manejarse a 20 dígitos y 20 niveles.
  • ¿Cuántas compañías permite manejar el programa?
    • 999 compañías numéricas más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas. Es importante tener en cuenta que la licencia pertenece a la empresa que realizó la compra.
  • ¿El aplicativo permite hacer consolidación de compañías?
    • Sí, esto con el fin de poder sacar los informes en la compañía consolidada.
  • ¿Permite Contai importar movimientos de otros aplicativos?
    • Es posible hacerlo mediante archivos planos o plantillas de Excel, siempre y cuando exista compatibilidad con la estructura del sistema.
  • ¿Qué módulos incluye Contai?
    • NIC - NIIF, medios magnéticos, presupuestos, conciliación bancaria, activos fijos, diferidos, provisiones y herramientas gerenciales Plus y cubos dinámicos.
  • ¿Contai permite hacer facturas, recibos y egresos?
    • No, el programa de contabilidad es para contabilizar, por lo cual a través del mismo no se diseñan los documentos, que se generan por otro de nuestros aplicativos, el Sistema Comercial Integrado (SCi), que los enlaza a Contai.
  • ¿El programa tiene mes 13 para los asientos de cierre?
    • Sí, cuenta con mes 13 para los asientos de cierre anual, con el fin de inicializar las cuentas de resultado y algunas cuentas de balance.
  • ¿Tiene generador de reportes?
    • A través de Plus y los cubos dinámicos se pueden generar múltiples reportes.
  • ¿Es posible enviar los reportes a Excel?
    • Todos los reportes se pueden enviar a Excel, PDF, HTML y Cubos.
  • ¿Qué incluye la compra de Contai?
    • • Instalación del software en visita presencial o remota, • Capacitación para dos (2) personas en ilimitada, de lunes a viernes de 7:30 a 12:00 m., o sábados durante cinco (5) sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., • Un (1) año de contrato de renovación anual CoRS., • Versiones actualizadas a través de nuestro sitio web, • Soporte telefónico de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:30 p.m. y de 1:30 p.m. a 5:30 p.m., los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., • Invitación a eventos y talleres, • Descuentos de 25% en cursos, visitas y talleres, • Reposición de software en caso de robo, • Envío de Linker, boletín informativo y acceso a Cúbica, comunidad contable de ilimitada.
  • ¿Qué sistemas operativos se requieren para la instalación de Contai?
    • Windows profesional 7 u 8.
  • ¿Cuándo se da por aceptada la factura o cuál es el término para que la factura se entienda tácitamente recibida?
    • La factura se entiende irrevocablemente aceptada en 3 días después de su recepción; la normativa en lo referente a la contabilización de facturas o reconocimiento de ingresos no fueron modificadas con la expedición del Decreto 2242 de 2015; para las Facturas Electrónicas, se aplicarán las mismas reglas de causación establecidas en materia tributaria y contable. Se deben conservar los registros que prueben que la factura fue enviada al adquirente como lo establece la normatividad correspondiente. La factura como título valor en materia de aceptación, está regulado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo; reglamentado en el artículo 86 de la Ley 1676/13.
  • ¿Es posible anular una factura electrónica que el adquirente haya aceptado, luego de haber pasadas las 48 horas?
    • Si, el proceso que se debe hacer es digitar y enviar la nota crédito, no importa el tiempo que haya pasado.
  • ¿Qué es la aceptación automática?
    • Pasadas las 48 horas que por ley se tiene para aceptar los documentos electrónicos, se pasan a un estado aceptado automáticamente, según lo especificado en el inciso 3 artículo 773 del Código de Comercio modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013
  • ¿Se puede aceptar y/o rechazar varias veces un documento?
    • No, si un documento es aceptado o rechazado ya no será posible cambiar el estado su respectiva corrección debe ser con una nota crédito.
  • ¿Es necesario ingresar a la plataforma cloudware Facturai para aceptar o rechazar un documento?
    • No, desde el correo donde se notifica el envió del documento y es posible aceptar o rechazar el documento directamente.
  • ¿La Unidad Administrativa Especial (UAE) de DIAN emitirá alguna respuesta sobre la recepción de la factura electrónica?
    • La UAE DIAN dispondrá de un servicio para que quienes facturen electrónicamente y los adquirentes puedan consultar el estado de las facturas remitidas a la entidad.
  • ¿El correo electrónico inscrito en el catálogo de participantes será el oficial para la recepción de facturas?
    • Para los actores involucrados en el modelo de facturación electrónica, que reciben facturas electrónicas, ese es el destino oficial de las facturas generadas. En la solución de software que ofrece ilimitada, deberá ingresarse en el campo «E-mail Facturai».
  • ¿Es obligatorio que el adquirente reciba la factura en formato electrónico?
    • No, solo los obligados a facturar electrónicamente están obligados a recibir el documento electrónicamente, es decir que, si le facturamos a personas no responsables de facturar electrónicamente, ellos nos pueden pedir que le entreguemos las facturas impresas, por correo o físicamente.
  • ¿A qué correo llegan los documentos enviados al adquirente?
    • Los documentos llegan al correo que este asignado en el campo E-mail Facturai del archivo de clientes del SCi®.
  • ¿Ante un rechazo de facturación por parte del adquirente sujeto a la normatividad, cómo se debe proceder?
    • En el escenario que un adquirente rechace una factura por las causales correspondientes, deberá expedirse una nota crédito, haciendo alusión al documento de facturación que se está afectando.
  • ¿Si un documento tiene el estado rechazado en el Sistema Comercial Integrado SCi®, también esta rechazado en la DIAN?
    • No, cuando encuentre un documento rechazado en el SCi® es porque al momento de enviar el documento a los servicios de facturación electrónica desde el SCi® este encontró inconsistencias y no permitió que el documento pasara a los servicios de facturación electrónica. Revise el informe de inconsistencias por la opción de Facturación Electrónica\Reportes\Reporte de inconsistencias.
  • ¿Se puede corregir un documento que ya fue enviado a la DIAN?
    • No, una vez el documento es enviado a la DIAN este queda marcado como enviado y no es posible corregirlo.
  • ¿Es posible ver los documentos enviados y los documentos recibidos en la plataforma cloudware Facturai?
    • Si, el usuario administrador tiene esta función o puede también crear un usuario con el perfil colaborador OFE y agregarle el perfil de Colaborador adquirente en la plataforma Cloudware en la opción de administración de usuarios.
  • ¿Cuándo se hace un documento en el SCi® es necesario enviarlo inmediatamente a la DIAN?
    • No, el Sistema Comercial integrado - SCi® tiene en el menú principal la opción de Facturación Electrónica\Procesos\Enviar documentos pendientes, a través de esta opción se pueden enviar los documentos que previamente se guardaron en el movimiento del SCi®.
  • ¿Si tiene alguna inconsistencia con el envío de la factura electrónica, el sistema se lo informa?
    • Si, el SCi® tiene en el menú principal la opción de Facturación Electrónica\Reportes\Reporte de inconsistencia, en este reporte se puede consultar las inconsistencias presentadas al momento de enviar un documento.
  • ¿Cómo puede saber si ya envió o no un documento a la DIAN?
    • El SCi® tiene en el menú principal la opción de Facturación Electrónica\Reportes\Reporte de trazabilidad, en este reporte se puede consultar si el documento ya fue enviado o está pendiente de ser enviado.
  • ¿Se puede enviar nuevamente documentos al adquirente?
    • Si, en la plataforma Cloudware en la opción de “Documentos enviados” existe el botón de enviar email al adquirente.
  • ¿Es necesario ingresar a la plataforma de la DIAN “MUISCA” para validar si los documentos llegaron correctamente?
    • No, en la plataforma Cloudware en la opción de “Documentos enviados” existe la columna “Estado DIAN” en esta columna se muestra el estado del documento registrado en el MUISCA.
  • ¿En la misma opción donde se ven los documentos enviados, se pueden ver los recibidos?
    • No, al ingresar a la plataforma Cloudware en la opción Facturai se encontrará las opciones del obligado a facturar “Documentos Enviados” y la opción del adquirente “Documentos Recibidos”
  • ¿Es necesario tener un usuario para ver las facturas enviadas y un usuario para ver las facturas recibidas?
    • No, solo se requiere de un usuario si es un usuario administrador puede ver los documentos enviados y los documentos recibidos, si es un usuario con perfil de Colaborador OFE solo es necesario agregarle el perfil de Colaborador adquirente.
  • ¿Qué puede hacer si ya cerró el mes y olvidó enviar un documento?
    • El Sistema Comercial integrado – SCi® permite enviar documentos desde el históricos de transacciones, solo debe ingresar al menú de Facturación Electrónica\Procesos\Enviar documentos pendientes y digitar el documento pendiente el SCi® buscará el documento en el movimiento del mes si no lo encuentra lo buscará en el histórico de transacciones.
  • ¿Se puede enviar la transacción 31 como factura a la DIAN?
    • Si, la transacción 31 se puede enviar de igual manera que la transacción 30 bien sea desde la captura de la transacción 31 directamente o desde la opción de menú Facturación Electrónica\Procesos\Enviar documentos pendientes opción Factura 31
  • ¿Se puede enviar la transacción 20 y 21 como factura a la DIAN?
    • Si, la transacción 20 y 21 se pueden enviar de igual manera que la transacción 30 y 33 bien sea desde la captura de la transacción 20 o 21 directamente o desde la opción de menú Facturación Electrónica\Procesos\Enviar documentos pendientes opción Donaciones o Devolución Donaciones.
  • ¿Se pueden manejar resoluciones para la transacción 20 y 21?
    • Si, al igual que la transacción 30 utilizando el parámetro 1053, el archivo de resoluciones y el archivo de consecutivos es posible configurar las resoluciones para la transacción 20.
  • ¿Cómo se puede validar si el documento que se está capturando está configurado para facturación electrónica?
    • Cuando se ingresa a la captura del documento el programa muestra después del nombre del concepto si este está configurado para facturación electrónica.
  • ¿Se puede enlazar a contabilidad los documentos sin haberlos enviados a la DIAN?
    • Si, el proceso de envió de documentos es independiente del proceso de enlace a contabilidad, se puede enlazar a Contai® y posteriormente enviar los documentos a la DIAN.
  • ¿Se puede enviar una nota crédito sin relacionar la factura que está afectando?
    • No, es requisito relacionar la factura ya que en el XML de la nota crédito se generan información basada en la factura.
  • ¿Si tiene dificultades al momento de enviar un documento y no puede enviarlo, le llega una notificación al correo indicándole que hay problemas con la resolución?
    • El servicio de facturación electrónica valida que el documento que se está enviando este dentro del rango de numeración autorizado en la resolución de la facturación electrónica, así mismo, valida que el documento este dentro de la fecha de vigencia de la resolución de la facturación electrónica.
  • ¿Las facturas al digitarlas se envían en línea a la DIAN y al adquirente?
    • Depende, el programa cuenta con una parametrización para definir si el envío es en línea o no. Para eso se debe definir el funcionamiento del parámetro 1187 “Enviar la facturación electrónica en línea”.
  • ¿Se pueden enviar lotes de facturas o se debe hacer de una en una?
    • El programa cuenta con las dos opciones, una a una al digitarlas y grabarlas o por medio del menú: Facturación Electrónica \ Procesos \ Enviar Documentos Pendientes, se pueden seleccionar por rango de clientes, documentos o por tipos de documentos
  • ¿Cuánto tiempo se deben almacenar las facturas, notas débito, notas crédito y acuses de recibido por parte de un proveedor tecnológico?
    • Para todos los efectos del sistema técnico de control de facturación electrónica establecidos por la UAE DIAN, el responsable es quien tiene la obligación de facturar, independiente de la forma en que obtenga su solución de facturación; el término de custodia estipulado en el artículo 6 del Decreto 2242 de 2015 establece el mismo definido por el Estatuto Tributario en su artículo 632 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. Al contar con el servicio de Facturai, la conservación de estos se hará por un término de 10 años, un lapso superior al exigido por la ley.
  • ¿Cuáles son los tipos de usuario que se manejan en Cloudware?
    • Usuario administrador: Permite revisar documento enviados y recibidos, administrar usuarios y configurar planes. Usuario colaborador OFE: Permite revisar documentos enviados Usuario colaborador adquirente: Permite revisar los documentos recibidos.
  • ¿Al enviar los documentos electrónicos el programa validará que la información este completa?
    • Si, el programa cuenta con la validación de la información exigible en los documentos electrónicos, en el caso de encontrar que algo hace falta, informará que hay inconsistencias, no enviará el documento y mostrará un listado de las inconsistencias presentadas, ejemplo: – El cliente tiene el campo correo electrónico vacío. – El cliente tiene el campo naturaleza vacío. – El cliente tiene el campo dirección vacío. – El cliente tiene el campo tipo de documento vacío. – El cliente tiene el campo razón social RUT vacío. – El cliente tiene el campo razón social vacío. – El número de documento está vacío. – La fecha de emisión de la factura no es válida. – La hora de emisión de la factura no es válida. – La clave técnica asociada a la resolución está vacía. – El campo cantidad está vacío. – El campo precio está vacío. – El campo centro de costos está vacío. – El campo valor bruto está vacío. – El campo base para impuestos está vacío. – El campo valor neto de la factura está vacío. – El campo nombre completo está vacío. – El campo primer apellido está vacío.
  • ¿Cómo se le informa al adquirente que se le ha enviado un documento electrónico?
    • Por medio del correo electrónico que se encuentra en el archivo de clientes, el servicio de Facturai, envía un primer email avisando que se le ha creado un usuario y una clave, con el link para que pueda ingresar al servicio.
  • ¿En el primer correo se envían también la factura electrónica?
    • No, se envía un correo adicional con el archivo XML, la representación gráfica y con la opción para aceptar o rechazar el documento.
  • ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los documentos enviados electrónicamente?
    • Al contar con el servicio de Facturai, se podrán conservar los documentos y la trazabilidad durante 10 años.
  • Bajo la decisión de firmar las facturas utilizando un certificado digital, ¿puede hacerse con el expedido por la Unidad Administrativa Especial (UAE) DIAN?
    • No, es un certificado diferente al expedido por la UAE DIAN el que se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado. El actual mecanismo de firma digital de la DIAN no podrá ser usado para la firma de las facturas electrónicas por ser expedido por entidad certificadora cerrada; para el caso de las facturas se requiere uno expedido por una entidad de certificación abierta.
  • La firma electrónica o digital, ¿es exclusiva para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica?
    • No, la firma electrónica o digital que se utilice para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica tiene los mismos alcances probatorios de la firma autógrafa, y por ello puede ser utilizada por su poseedor para la suscripción de cualquier documento electrónico que lo requiera.
  • Un cliente que es representante legal de varias empresas (por ejemplo, un consorcio), ¿puede firmar con un solo certificado digital?
    • Si, la Resolución 2242 en su Artículo 3 numeral D específica a quienes podrá pertenecer la firma digital que se incluya en la factura electrónica
  • La DIAN provee para todos los usuarios, ¿el certificado digital gratuito?
    • No, la DIAN podrá proveer certificados digitales según disponibilidad, pero en caso de agotarse el usuario debe procurarse su propio certificado digital
  • Se puede utilizar la firma digital que la empresa posee de la DIAN, ¿para firmar electrónicamente las facturas?
    • No, es necesario adquirir un certificado digital con algunas de las entidades de certificación abiertas y acreditadas por la ONAC.
  • Todos los documentos enviados a la DIAN, ¿deben estar firmados? ¿qué debemos hacer como Obligados a Facturar Electrónicamente (OFE)?
    • Todos los documentos que se envían a la DIAN en el formato XML deben estar firmados, esta firma va en una parte del archivo dentro del XML, esta firma la hace Facturai con el certificado electrónico proporcionado por el OFE. El OFE debe proporcionar el certificado electrónico, el cual debe adquiere con una entidad certificadora avalada por la ONAC, este certificado se debe solicitar para firmar documentos XML y viene en extensión P12.
  • ¿Qué es la representación gráfica?
    • Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes de sus bienes o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos o tecnológicos para poder recibir la factura en el formato estándar de generación XML; dicha representación debe contener las características técnicas establecidas por la DIAN. Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente o remitirlo a buzones electrónicos, según se acuerde con el comprador.
  • Cambios debe tener la representación gráfica de la factura
    • Entre los cambios que se presentan está la inclusión del código bidimensional QR. y el CUFE Corresponde a un valor alfanumérico que permite identificar de forma única una factura de venta o de exportación. Además de cumplir los requisitos del Art. 617 del ET.
  • Para las Notas Crédito, Notas Débito y Contingencia, ¿se debe generar código QR y CUFE?
    • Para las facturas de contingencia no se establece la necesidad «imprimir» un código QR; estas facturas están en «Original» y las «copias a carbón» o tecnologías fisicoquímicas equivalentes que se generen al momento de la venta durante el lapso contingente. Esa factura contingente será transcrita a los formatos XML establecidos por la UAE DIAN con el fin que ese reporte sea usado posteriormente como un mecanismo de los sistemas técnicos de control aplicables al obligado a facturar electrónicamente; si el facturador electrónico debe expedir una copia de una factura expedida en el lapso de contingencia, usará la copia en papel que debió conservar en las condiciones previstas para «facturas por talonario» según reglamentación ya existente y que se desarrolla en lo previsto en el Estatuto Tributario. En las condiciones previstas en el Decreto 2242 de 2015, las notas crédito y notas débito deben ser expedidas a través del sistema informático de facturación electrónica de la empresa, y entregadas a los interesados y a la UAE DIAN; si al interesado se le entregará una representación gráfica, esta edición podrá omitir el código QR, pues no fue prevista la inclusión de este mecanismo del sistema técnico de control mencionado.
  • Se pueden enviar documentos, ¿desde una versión vieja del SCi®?
    • No, es requisito indispensable tener la última versión del SCi® instalada para garantizar el correcto envió de los documentos. ok
  • ¿Se pueden seguir usando los mismos conceptos de la tabla de codificación para hacer el envío de las facturas electrónicas en el SCi®?
    • No, se deben crear nuevos conceptos, marcándolos en: Envío de Facturación Electrónica
  • ¿Teniendo solo el programa de Contai®, se puede hacer el envío de la facturación electrónica?
    • No, es necesario contar con el programa de Facturación del SCi®, ya que la información solicitada en el XML para la DIAN no está en el programa de contabilidad, como lo son referencia, porcentajes de impuestos, resoluciones, consecutivos, vendedores etc.
  • ¿El programa SCi® cuenta con alguna opción para revisar la base de datos de mis clientes?
    • Si, en la opción de Facturación Electrónica \ Reportes \ Reporte de Auditoría, se encuentra el reporte que le permite al usuario consultar las diferentes inconsistencias de información que tiene la base de datos para la correcta implementación de facturación electrónica, con este informe se podrá analizar en qué estado están los datos de un obligado a facturar, además, de indicarle que archivos y que registros de la base de datos debe corregir.
  • En el caso que no haya sido elegido como Facturador Electrónico, ¿puedo hacerlo voluntariamente?
    • En efecto, aquellos obligados a facturar y quienes no lo sean (Régimen Simplificado) podrán postularse voluntariamente, acorde al artículo 10 del decreto 2242 de 2015, deberán cumplir con todas las condiciones y requisitos para serlo.
  • ¿Puede un Facturador Electrónico voluntario renunciar a este esquema de facturación y retomar factura por computador o talonario?
    • No, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas electrónicas prevista en el Decreto 1929 de 2007, factura por computador prevista en el artículo 13 del decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos, así como la factura por papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar lo previsto en dichos casos. Lo anterior en concordancia al artículo 20 del decreto 2242 de 2015; una vez habilitado para ser facturador electrónico, no podrá dejar de hacerlo por este mecanismo.
  • ¿Qué es OFE?
    • Es el Obligado a Facturar Electrónicamente
  • ¿Qué es CUFE?
    • Corresponde a un valor alfanumérico que permite identificar de forma única una factura de venta o de exportación.
  • ¿Quién es el adquirente?
    • Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación de exigir la factura, es decir, nuestros clientes.
  • ¿Qué es el catálogo de participantes en la página de la DIAN?
    • Servicio dispuesto por la DIAN, donde se encuentran: • Facturadores Electrónicos • Proveedores Tecnológicos • y adquirentes que reciban factura en formato electrónico.
  • ¿Qué es identificador universal (UUID)?
    • Es el “CUFE” que permite identificar los documentos diferentes a las facturas electrónicas (contingencia, nota crédito o nota debito).
  • ¿Qué es la clave técnica?
    • Corresponde a una clave que entrega la DIAN al obligado a facturar, una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica. Esa clave permite junto con otros datos obtener el contenido técnico de control que debe incluirse en la factura electrónica.
  • ¿Qué es Facturai?
    • Es la solución de software de facturación electrónica de ilimitada alojada en la nube de Microsoft, bajo la tecnología Azure, la cual se integra directamente con el Sistema Comercial Integrado - SCi® y permite enviar los documentos a la DIAN y al adquirente bajo los estándares definidos en la reglamentación vigente.
  • ¿En Facturai se pueden ver las resoluciones autorizada por la DIAN?
    • Si, por medio de la opción: Rangos de resolución, se hace la consulta y actualización de resoluciones de facturación electrónica, utilizando el WS de La DIAN
  • ¿Se pueden manejar usuarios en Facturai?
    • Si, Facturai cuenta con la administración de usuarios de perfil administrador o no, los cuales tienen diferentes permisos para administrar o consultar todos los documentos enviados.
  • ¿Se pueden retirar usuarios de Facturai que ya no laboren o no tengan que ver con la administración de la facturación electrónica?
    • Si, se cuenta con el módulo de usuarios en el cual se define toda la administración de los usuarios, contraseñas, perfiles, permisos, eliminación, creación de usuarios.
  • ¿Qué es expedición de la factura electrónica según La DIAN?
    • Es la generación y entrega del documento electrónico.
  • ¿Qué es una factura de contingencia?
    • Es un concepto de factura que habilita la DIAN para que los usuarios puedan registrar manualmente (en talonario) sus facturas cuando las plataformas tecnológicas presenten algún problema técnico.
  • ¿Cuál es el documento válido para los puestos de control en zonas de frontera?
    • Cuando el hecho económico se trate de operaciones facturadas electrónicamente, y este documento sea solicitado por las autoridades correspondientes, será la factura electrónica; esta disposición sin perjuicio de los demás documentos especiales o particulares que amparen la operación. Una vez se superen los problemas técnicos los obligados a facturar deben registrar las facturas en el SCi® y enviar las facturas a los servicios de la DIAN.
  • Ante inconvenientes técnicos o contingencia, ¿cómo podrán facturar los obligados?
    • La DIAN a través de resolución establecerá las medidas que deberán emplear los obligados a facturar o los adquirentes electrónicos, en los eventos de inconvenientes técnicos o fuerza mayor o caso fortuito que se presenten en los siguientes sistemas o servicios electrónicos: - Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos. - Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación. - Los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. De acuerdo con la Resolución 19 y 55 de 2016 en caso de inconvenientes técnicos el obligado a facturar podrá hacerlo con la modalidad de facturación por talonarios de contingencia, en las condiciones allí establecidas.
  • ¿Si no soy gran contribuyente hasta cuando tengo plazo para empezar a facturar electrónicamente?
    • Todos los responsables de declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica (FE) a partir del 1 de enero del 2019.
  • ¿Las resoluciones de facturación actuales sirven para el envío de las facturas electrónicas?
    • No, para la facturación electrónica se necesitan nuevas resoluciones de facturación.
  • ¿Cuáles documentos son los que se deben enviar electrónicamente?
    • Las facturas (incluyendo las de exportación), las notas crédito, las notas débito y las facturas de contingencia
  • ¿Cuáles son los estados por los cuales puede pasar un documento electrónico en Facturai?
    • Radicado: el documento fue enviado con éxito a la DIAN. Reintentando: falló el envío a la DIAN por falta de respuesta del servicio. El documento queda en estado reintentando para volver a probar su envío Pendiente: el documento está pendiente de envío, se acabó de almacenar en la tabla directorios, apenas está procesando el flujo Recibida: la DIAN recibe el documento y válida el XML Exitosa: la DIAN ya hizo todas las validaciones y el documento no presenta ningún tipo de inconsistencias, fue exitosa su revisión. Proceso Validación: el documento aún está siendo revisado por la DIAN para determinar si es exitosa o fallida su validación. Fallida: la revisión del documento en la DIAN resultó fallida, las razones de los fallos pueden verse en el anexo técnico Error: la estructura del XML no es válida Aceptado: el adquirente ha aceptado el documento Rechazado: el adquirente rechazó el documento Recibido: se ha recibido el documento, estado inicial del documento.
  • ¿Qué es el ambiente de producción y preproducción?
    • Preproducción es el ambiente donde el cliente puede realizar algunos envíos de documentos con el objetivo de validar como es el proceso de envió de facturas electrónicas. Producción es el ambiente real donde se realizan los envíos de documentos a la DIAN.
  • ¿Cuáles son los pasos en el Muisca de la DIAN para Facturación Electrónica?
    • 1. Ingresar a la plataforma de la DIAN con el número de documento y contraseña. 2. Facturación Electrónica 3. Registrarse como Facturador Electrónico 4. Asociar a Proveedor tecnológico a Ilimitada Ingeniería de Sistemas mediante el servicio de Facturai. 5. Solicitar actualizar el RUT con obligación indicando quien será su proveedor tecnológico y resolución de Facturación Electrónica. En el correo sd_fistrib_facturaelectronica@dian.gov.co
  • ¿En qué consiste el montaje de Facturación Electrónica?
    • Se puede resumir en 5 pasos: 1. El Obligado a Facturar Electrónicamente (OFE) debe realizar los pasos de la DIAN en el Muisca, incluido el de la actualización del RUT y resolución. 2. Ingresar al SCi® y realizar unas validaciones en el reporte de auditoria de clientes, mantenimiento de compañía, el proveedor, activar unos parámetros para facturación electrónica, crear resolución, crear consecutivos, crear conceptos de facturación electrónica y asociar el plan que adquirió con ilimitada y dejarlo en un ambiente de preproducción. 3. Ingresar a plataforma Cloudware de preproducción y configurar el nombre, logo, correo de notificaciones y activarlas, cargar certificado digital, seleccionar el formato de la representación gráfica. 4. Ir al SCi® y realizar una factura electrónica y ver como es el procedimiento y de este modo la representación gráfica. Una vez el OFE valide que está seguro de que la representación gráfica cumple con sus necesidades, se autoriza pasar a producción. 5. Ingresar a la plataforma Cloudware de producción y configurar el nombre, logo, correo de notificaciones y activarlas, cargar certificado digital y seleccionar el formato de la representación gráfica.
  • ¿Cómo se hace y Cuánto tiempo se demora el montaje de Facturación Electrónica?
    • Este montaje se realiza de forma virtual y se demora entre 2 y 4 horas aproximadamente.
  • ¿Qué se puede parametrizar o configurar en Facturai para el envío de los documentos electrónicos?
    • Se pueden definir: - El email para las notificaciones. - Cargar el logo para la generación de la representación gráfica en el archivo PDF. - Activar o desactivar cuales notificaciones se quieren recibir (aceptaciones, rechazos, aceptación automática). - Seleccionar el formato para la generación del PDF.
  • ¿Se pueden tener varios consecutivos de la DIAN para la facturación electrónica?
    • Si, se pueden solicitar los consecutivos y prefijos que se necesiten, igual como se hacía anteriormente. Para qué sirve la opción de menú “Facturación Electrónica \ Reportes \ Reporte Trazabilidad” Permite consultar la trazabilidad (historia o paso a paso) de un documento y conocer cuáles son los estados por los que ha pasado, se puede sacar de forma detallada o resumida, filtrando por los estados de los documentos, rango de clientes, documentos, transacciones o fecha
  • ¿Se debe pedir consecutivo de notas crédito y notas débito a la DIAN?
    • No, La DIAN no dará consecutivos para esos documentos, el consecutivo lo definirá cada una de las empresas Nota: un consecutivo usado en notas crédito y notas débito electrónicas, no se puede repetir, es decir no se puede reiniciar los consecutivos internos de esos documentos
  • ¿Para qué se utiliza el campo “nombre plan” en la configuración del servicio?
    • Esta opción le permite al usuario clasificar o nombrar cada uno de los planes adquiridos por un Obligado A Facturar Electrónicamente (OFE) por ejemplo “Plan sede Itagüí”, “Plan sede Envigado”.
  • ¿Como se debe crear el archivo de monedas para poder enviar los documentos a la DIAN?
    • El SCi® crea de manera automática el archivo de monedas con las siglas estándar definidas para identificar cada moneda.
  • ¿Cuándo actualizo el RUT con la obligación de Facturación Electrónica debo comenzar a emitir todas mis facturas electrónicamente?
    • SÍ, porque dan un numero de resolución con un rango nuevo de facturas.
  • ¿Una vez se tiene el RUT actualizado, resolución, logo y certificado digital se lo debe enviar a una persona en ilimitada?
    • No, el logo y el certificado deben estar guardados en el equipo de la empresa para el montaje de Facturación Electrónica.
  • ¿Cuáles son las normas vigentes en lo referente a la Facturación Electrónica y sus grupos de interés?
    • A nivel Tributario: Ley 962 de 2005, artículo 26: hace referencia a la racionalización de trámites, define la factura electrónica, expedición, aceptación, archivo y conservación de los documentos usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica. Estatuto Tributario: - Artículo 511 y 615: obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente. - Artículo 616-1: la Factura Electrónica es equivalente a la Factura de Venta. - Artículo 617: requisitos de la factura para efectos tributarios. - Artículo 618: la factura o documento equivalente exigible por los adquirentes. - Artículo 682-2: la Unidad Administrativa Especial (UAE) de la DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores. - Decreto 2242 de 2015: establece condiciones de expedición, interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. Comercio Electrónico:  Ley 527 de 1999: reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, entidades de certificación.  Ley 1480 de 2011: expide el estatuto del consumidor, siendo su objeto proteger, promover y garantizar la efectividad y libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como amparar el respeto a su dignidad y sus intereses económicos. - Decreto 2364 de 2012: reglamentación a la firma electrónica. - Ley 1581 de 2012: protección de los datos personales. - Ley 1266 de 2008: información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y de terceros países. - Decreto 333 de 2014: características y requerimientos de las entidades de certificación. - Decreto 1349 de 2016: factura electrónica como título valor. - Resolución 000019 de febrero 24 de 2016: reglamenta el decreto 2242 de 2015 y se compila en el Decreto 1625 de 2016. - Resolución 0055 de julio 14 de 2016: reglamenta el servicio técnico de solicitud de servicio de facturas. Entre otras normativas
  • De acuerdo con la normatividad, ¿qué condiciones debe cumplir una Factura Electrónica?
    • El decreto 2242 de 2015 en el artículo 3, establece las condiciones mínimas que debe cumplir una factura electrónica, son las siguientes: - Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Unidad Administrativa Especial (UAE) DIAN. - Llevar numeración consecutiva autorizada por la UAE DIAN. - Cumplir con los requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 el Estatuto Tributario. - Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la UAE DIAN. - Incluir el código único de factura electrónica.
  • En acuerdos comerciales de suministro de bienes o servicios en el cual el hecho económico se entiende por celebrado hasta tanto no llegue el bien o servicio y su recepción, ¿se vería afectado el proceso bajo el esquema de facturación electrónica?
    • En la regulación de facturación electrónica no se encuentran afectadas las condiciones mercantiles o acuerdos celebrados; en todo caso, la carga o mercancía va amparada por una guía de transporte con las respectivas remisiones si hay lugar a ellas y los manifiestos, para el caso de servicio, si hay lugar al seguimiento de órdenes de servicio; todo queda estipulado en el contrato o acuerdo y los respectivos documentos con los que se hace trazabilidad a cada uno de los escenarios. En lo referente a la factura electrónica, se entiende por generada con el momento de la firma, a partir de allí se inicia a contabilizar el término para el envío de la facturación a la Unidad Administrativa Especial (UAE) DIAN, que es de 48 horas.
  • ¿Qué implicación tiene la no entrega de información?
    • Cuando la información a que se refiere la Resolución 14465 de 2007 no se suministre dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario
  • ¿Quién se habilita en el caso que el obligado a facturar electrónicamente opere a través de un mandatario?
    • Para este caso, el artículo 11 del Decreto 2242 de 2015, establece que el mandatario deberá igualmente surtir el proceso de habilitación.
  • Frente a un cambio de razón social, ¿cómo deberá proceder el obligado a facturar?
    • Un obligado a facturar que o haga electrónicamente y realice algún cambio en su razón social, deberá hacer el trámite para inhabilitar los rangos de facturación existentes y solicitar nuevos rangos de numeración.
  • ¿El archivo XML tiene validez para trámites de cobros judiciales? O ¿se necesita la representación gráfica?
    • El documento electrónico en formato XML tiene validez, no se necesita la representación gráfica, dicho archivo Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  • ¿Las empresas o personas naturales que envíen facturas electrónicas deben contar con la certificación vigente ISO 27001?
    • No, este requisito lo debe cumplir el proveedor tecnológico.
  • ¿Si consume la totalidad de documentos de su plan, ya no puede enviar más documentos?
    • Existen planes abiertos y planes cerrados, si el plan que adquirió es abierto podrá seguir enviando documentos una vez haya agotado los de su plan y estos serán facturados de manera independiente por ilimitada. Si el plan que adquirió es cerrado y ya consumió el total de los documentos de su plan, la plataforma ya no le permitirá enviar más documentos.
  • ¿Se puede consultar cual ha sido el consumo de documentos en cada plan?
    • Si, en la plataforma cloudware Facturai existe la opción para consultar cual ha sido el consumo de documentos de cada plan.
  • ¿Si su plan de facturación electrónica tuvo algún cambio como puede validarlo?
    • Una vez realizado el cambio al plan, se le enviará una notificación con los datos anteriores y los nuevos datos del plan. El correo al que le llegará la notificación del cambio de plan es el que usted como usuario tiene configurado en la plataforma Cloudware Facturai en la opción de configuración\servicio.
  • En qué opción del SCi® se pude configurar el plan de facturación electrónica adquirido con ilimitada?
    • Se hace por la ruta: Facturación Electrónica \ Configuración Datos de Conexión
  • ¿Quiénes están obligados a expedir factura electrónica a partir del 1° de enero de 2019?
    • Solo están obligados a expedir factura electrónica los siguientes sujetos: • Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos (Grandes Contribuyentes) indicados en la Resolución 010 de febrero de 2018, proferida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN. • Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos indicados en la Resolución 072 de diciembre de 2017, proferida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN. Las resoluciones pueden ser consultadas en el siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Presentacion/Paginas/normatividad.aspx
  • ¿Cuáles son los modelos de factura electrónica vigentes en Colombia?
    • • Factura electrónica SIN validación previa a la expedición. • Factura electrónica CON validación previa a la expedición.
  • ¿Qué modelo de factura electrónica debo utilizar desde el 1 de enero de 2019?
    • A partir del 1 de enero de 2019, continúa el modelo de Factura electrónica SIN validación previa a la expedición, para los sujetos indicados en el numeral 1 de este documento.
  • ¿Cuándo se debe implementar el modelo de factura electrónica CON validación previa?
    • El modelo de facturación CON validación previa, iniciará una vez sea reglamentado por la DIAN en el año 2019.
  • ¿A través de qué opciones puedo realizar el proceso de facturación electrónica?
    • La facturación electrónica puede realizarse: • Directamente, a través de un software dispuesto por el facturador electrónico. • A través de la solución gratuita dispuesta por la DIAN. • Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
  • ¿Los regímenes comunes de IVA y/o Impuesto Nacional al Consumo, diferentes a los indicados en las Resoluciones 00010 de 2018 y 0072 de 2017, están obligados a facturar electrónicamente a partir del 1 de en ero de 2019?
    • No, este grupo de sujetos iniciaran a expedir factura electrónica de acuerdo con el cronograma que expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN, mediante resolución.
  • ¿Si deseo ser facturador electrónico de manera voluntaria, qué debo hacer?
    • Se permitirá el registro y asociación de software de facturadores electrónicos voluntarios hasta el 18 de enero del 2019, posteriormente se permitirá la incorporación de nuevos facturadores electrónicos voluntarios, en el modelo de factura electrónica CON validación previa.
  • Cuando al obligado a facturar electrónicamente se le presenten inconvenientes de tipo tecnológico o comercial que impidan la expedición de la factura electrónica, ¿cómo debe facturar?
    • En estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá expedir, factura y/o documentos equivalentes utilizando, entre otros: • Factura de talonario o de papel. • Factura por computador. • Tiquete de máquina registradora P.O.S. Siendo necesario tener vigente la autorización de numeración de facturación del sistema(s) que va a emplear. Superado el inconveniente, deberá iniciar a facturar electrónicamente y transmitir las facturas y/o documentos equivalentes emitidos en la contingencia a la DIAN, en formato de generación. (Resoluciones 0019, 0055 de 2016 y 000002 de enero 3 de 2019). Tratándose de inconvenientes de tipo comercial, el obligado a facturar electrónicamente, deberá informar a la DIAN la causa comercial que impida la expedición de la factura electrónica, utilizando para ello el sistema de peticiones, quejas y reclamos a través de la página WEB de la citada Entidad.
  • Cuando la DIAN declare la contingencia de su sistema informático que impide la recepción de la factura electrónica:
    • ¿Cómo se deben transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas durante la contingencia? Normalizada la operación, el facturador electrónico deberá transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas, en formato de generación dentro de las 48 horas siguientes a que se levante el estado de contingencia. ¿Cómo se debe facturar en el periodo de la contingencia? Como la contingencia es de la DIAN, el facturador debe continuar con la expedición de la factura electrónica.
  • ¿Qué efectos tiene la Resolución 000001 de enero 3 de 2019 para los facturadores obligados a expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019?
    • La Resolución 000001 de enero 3 de 2019 contiene las reglas de validación aplicables a la factura electrónica para el modelo de validación previa al momento de su expedición y tendrá efectos a partir de la vigencia del citado modelo.
  • ¿Se debe solicitar numeración para la factura electrónica?
    • Sí, es necesario solicitar numeración. En los casos de contingencia en los cuales no pueda expedir factura electrónica por inconvenientes tecnológicos y/o comerciales del facturador, también deberá contar con autorización de numeración para facturar en papel o talonario, computador y POS.
  • ¿El tiquete de máquina registradora POS otorga derecho a costos, deducciones o descontables?
    • A partir del 1° de enero de 2019, los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS, no otorgan para el adquiriente, derecho a impuestos descontables en el Impuesto Sobre las Ventas, ni a costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado factura de venta cuando, en virtud de su actividad económica, tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones, y el obligado a facturar deberá entregar dicha factura de manera expedita.
  • ¿En qué consiste el modelo de factura electrónica SIN validación previa a su expedición?
    • Consiste en que el facturador genera y expide la factura electrónica al adquirente en el momento de la operación económica y, a más tardar dentro de las 48 horas siguientes, transmite a la DIAN las facturas generadas. Esta modalidad continúa hasta la entrada en vigencia de la factura electrónica de venta CON validación previa.
  • ¿En qué consiste el modelo de factura electrónica de venta CON validación previa a su expedición?
    • En esta modalidad el facturador envía el documento electrónico a la DIAN y en tiempo real recibe la factura validada por la entidad para ser entregada al adquirente. La factura electrónica sólo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente. El modelo de validación previa permite verificar los requisitos fiscales de una Factura Electrónica, que garantiza a los facturadores y adquirentes los efectos tributarios. Las reglas y validaciones pueden consultarse en la Resolución 000001 enero 3 de 2019. En el transcurso del año 2019 la DIAN, mediante resolución, dará a conocer los grupos y calendario para la implementación de la factura electrónica CON validación previa a su expedición.